Elektronische Archivierung

Wie uns digitale Archive unterstützen.

Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Jedes Unternehmen arbeitet mit einer Flut von Informationen, Unterlagen und Dokumenten. Im Laufe der Zeit sammeln sich Berge von Papier an, die einer sicheren Archivierung bedürfen. Es entstehen Regalmeter von Unterlagen, die Lagerfläche beanspruchen. Zusätzlich entwickeln sich Ordnerstrukturen mit redundanten Daten auf Fileservern und auf E-Mailservern, die zur Informationsgewinnung für einen Sachverhalt alle separat durchsucht werden müssen. Der Aufwand für die Sicherung, Pflege und Wartung dieser Hybrid-Systeme ist enorm.

Ein modernes Dokumentenmanagement arbeitet jedoch rein elektronisch. Ein elektronisches Archiv bewahrt Dokumente und Daten unveränderbar, dauerhaft und revisionssicher auf. Dies ist ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro im Rahmen der digitalen Transformation. ERP-Lösungen und Softwarelösungen für die Buchhaltung unterstützen diese Entwicklung. Eine schnelle und moderne SQL-Datenbank sorgt dafür, dass Dokumente und Belege jederzeit gefunden, abgerufen und reproduziert werden können.

Die elektronische Archivierung unterliegt denselben gesetzlichen Anforderungen wie ein Papierarchiv. Dies betrifft die Aufbewahrungspflichten und -Fristen für die Finanzbehörden ebenso wie die Revisionssicherheit des Systems. 

Vorteile von elektronischen Archivsystemen

Geringere Kosten für elektronische Aufbewahrung

Je mehr Unterlagen vorhanden sind und je länger sie aufbewahrt werden müssen, desto mehr Platz wird benötigt, um der Informationsflut Herr zu werden. Mehr Platz bedeutet in der Regel mehr Kosten. Ein klassisches Papierarchiv, vor allem ein umfangreiches, muss zudem aufwändig verwaltet werden. Mit der digitalen Archivierung auf elektronischen Speichermedien können diese Kosten erheblich reduziert werden.  

Höhere Zugriffsgeschwindigkeit und bessere Auffindbarkeit

Ein digitales Archiv lässt sich viel einfacher und bequemer verwalten als ein klassisches Papierarchiv. Es bietet höhere Zugriffsgeschwindigkeiten und komfortable Recherchemöglichkeiten. Dies gilt umso mehr, wenn parallel zum Papierarchiv auch im Filesystem und in E-Mail-Systemen gesucht werden muss. Somit spart die elektronische Aufbewahrung Zeit, Energie und letztlich auch Geld.

Zunehmende Digitalisierung

Die digitale Transformation schreitet immer weiter voran. Viele Dokumente und auch steuerrelevante Belege wie Rechnungen werden ausschließlich elektronisch erstellt. Allerdings sind elektronisch erstellte Dokumente auch nur in elektronischer Form rechtsgültig und müssen entsprechend aufbewahrt werden. Das Abheften eines Ausdrucks allein reicht nicht aus.

Dezentraler Zugriff und Ablaufoptimierung

Auf eine digitale Archivierung kann man jederzeit zentral oder dezentral zugreifen. Je nachdem, wie und wo das Archivsystem installiert ist, ist ein weltweiter Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter möglich. Durch die elektronische Aufbewahrung werden Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung schlanker und effizienter.

Datensicherheit

Da der Dokumentenbestand eines elektronischen Archivs im Rahmen regelmäßiger Backups  gesichert wird, bietet die elektronische Aufbewahrung einen weiteren Vorteil: Ein digitales Archiv lässt sich aus Backups schnell und einfach wiederherstellen. Bei einem Untergang physischer Dokumente z.B. durch Brand- oder Wasserschaden gehen Informationen, Wissen und Belege für immer verloren.

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